Présentation

En plus des tâches « habituelles » confiées aux assistants, le secrétaire assistant trilingue a pour mission de gérer les différentes relations avec les clients étrangers. Un atout considérable pour les entreprises et leur rayonnement international.

Qu'il exerce seul ou au sein d'un pool (regroupement de sociétés), dans une petite ou une grande entreprise, privée ou publique, le secrétaire trilingue n'est plus cantonné à de simples tâches d'exécutant. La variété de ses fonctions et de ses interlocuteurs l'oblige aujourd'hui à jongler quotidiennement entre les dossiers et les priorités.

Une excellente maîtrise des langues

Le secrétaire trilingue a en charge la gestion du courrier, du téléphone et de l'agenda, il doit également maîtriser les langues européennes usuelles (anglais, allemand, espagnol ou italien) et justifier d'une bonne culture générale pour s'entretenir avec différents interlocuteurs (chefs d'entreprise, personnels des services, clients, administrations...). La diversité des tâches et des outils qui lui sont confiés est importante.

« La flexibilité est une des qualités essentielles dans ce métier, confie Odile, assistante de direction trilingue dans un bureau d'études. Quand le directeur me confie un travail urgent, je dois faire preuve de souplesse ».

Au quotidien, le secrétaire trilingue trie, dépouille, classe le courrier et les documents. Il gère également les déplacements de son supérieur dont il encadre le planning, mais surtout sait faire preuve d'une absolue discrétion.

Un rôle de représentant de l'entreprise

Le secrétaire trilingue assure le premier niveau de contact entre le service ou l'entreprise et l'extérieur. Il transmet ou filtre les communications téléphoniques. Il va sans dire que le rôle d'accueil de l'assistant nécessite une présentation irréprochable car il participe à l'image de sa société.

Plus encore : il en est un rouage actif parfaitement conscient des enjeux de son secteur économique. « Je lis le journal tous les matins car nous sommes toujours à l'affût d'appels d'offres. Je repère donc les pages intéressantes que je marque afin que le directeur puisse les consulter », détaille Odile.

L'évolution de la carrière d'un secrétaire trilingue dépend de la taille et de la nature de son entreprise. Dans la fonction publique, les concours internes permettent d'évoluer vers des postes de chef de bureau ; dans le privé, il est possible de se réorienter progressivement vers d'autres postes et de gagner en polyvalence en se familiarisant, comme Odile, avec les fonctions de RH...

Une personne autonome

Organisé, méthodique, adaptable et autonome, un bon secrétaire trilingue sait prendre des initiatives. Doté d'une excellente présentation, d'un sens aigu de la discrétion et des relations humaines, il maîtrise deux langues étrangères minimum.

Il possède également une très bonne utilisation des logiciels habituellement utilisés par les entreprises.

Formation

Comment devenir secrétaire assistant trilingue ?

Pour devenir secrétaire assistant trilingue, il est nécessaire d'obtenir un diplôme de niveau bac +2 minimum. Pour entrer dans la profession, certains BTS sont tout à fait adaptés. C'est le cas des BTS assistant de manager ou encore du BTS commerce international.

Il est également possible de s'orienter vers une licence en langues étrangères appliquées à l'université. Cette formation vous permettra d'apprendre deux langues pendant trois années.

La licence professionnelle assistant export trilingue permet également d'obtenir un diplôme de niveau bac +3. Un excellent moyen pour commencer sereinement sa carrière de secrétaire assistant trilingue.

Dernière mise à jour : 15 octobre 2015